关于做好档案归档及部门档案考核工作的通知
2018-03-21 09:12:35   来源：校办公室   点击：

各部门：
        我校档案室将于2018年3月份开展档案整理、移交及部门档案工作考核，现将有关事项通知如下：
        一、综合档案归档工作
        1、归档范围和分类
        各部门应按照归档范围的规定，将应归档的文件材料收集完整。
        2、归档时间及地点
        各部门移交档案时间：2018年3月21日—3月31日
        档案移交地点：档案室（209室）；联系人：李老师，电话：15516965521。
        3、归档要求
        （1）各部门分管档案工作的领导要切实加强对本部门归档工作的领导，兼职档案员要切实履行职责，做好本部门归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交，任何部门和个人不得将应归档材料据为己有。
        （2）凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。
        （3）重要请示类文件材料如已答复，须将相关批复材料和原材料合并归档。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。
        （4）归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。
        （5）归档材料必须完整，在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项。归档材料整理后，要逐项填写《档案移交（接收）清单》，将清单和材料一同归档。
        （6）归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间，并刻录光盘（一式2份）。
        4、归档程序
        （1）归档验收
        档案移交时，交接双方当面检查，综合档案室工作人员按立卷归档要求进行验收，不符合要求的请归档部门按要求整理合格后，办理移交手续。
        （2）移交手续
        归档部门移交档案材料时必须根据移交类型填写相应的《档案材料移交（接收）登记表》，目录表一式2份，交接双方签字并加盖所在部门印章后，归档单位留存1份，档案室留存1份备查。
        二、部门档案考核工作
        为进一步做好学校及部门档案工作，2018年学校将对部门档案工作进行考核，考核情况细则如下：
        1、考核内容
        各部门考核内容为职能部门负责人对档案工作的重视程度，建立岗位责任制，各部门的文书档案、业务档案、电子档案的收集整理，需归档移交档案室档案资料的预立卷和归档时间等方面。
        2、考核程序
        档案管理考核设置优秀、合格、不合格三个等级。校办根据归档时间和归档要求对各部门的档案工作进行材料审查、实地检查、综合评分、拟定考核意见、初步确定考核结果。
        2018年3月21日—3月31日及时归档，档案材料整理规范为优秀，有下列情况之一的，应直接认定为不合格：           （1）有积存文件材料没有整理归档的；
        （2）未按规定向综合档案室移交档案的；
        （3）发生档案损毁、丢失、泄密等事故或其他违反档案法律法规行为的；
        对于考核不合格的部门，除责令限期改正外，还要和部门年终考核挂钩。考核不合格部门取消该部门年度评优资格。